El desafío de gestionar recursos y generar ganancias a partir del conocimiento

En más de una década, el Institut Pasteur de Montevideo (IP Montevideo) atravesó varios cambios: un gran crecimiento en la cantidad de personal; la incorporación de nuevos laboratorios, unidades y jóvenes investigadores; la generación de una mayor cantidad de publicaciones de alto nivel científico; y la instalación de nuevo equipamiento tecnológico.

Estos cambios y el crecimiento asociado no solo han tenido impacto en el área científica, sino también en las áreas de apoyo del instituto.

Por eso, Alicia Bentancor, directora de Administración y Finanzas al IP Montevideo, ha buscado establecer protocolos y, sobre todo, un modelo de gestión que permitió “ordenar la casa” —como ella define— para acompañar y permitir un mejor desempeño de quienes se dedican a hacer ciencia.

Sobre cómo encontró el instituto cuando se sumó en 2012, cómo está ahora y qué espera en el corto plazo con la implementación de proyectos como Lab+, Bentancor habla en esta entrevista.

¿Después de asumir desafíos relevantes en el ámbito empresarial, como liderar un equipo regional en la aerolínea Gol y gestionar la fusión con Varig, ¿qué fue lo que te motivó al cambio de sector y de rubro?

Gol había crecido demasiado y muy rápido, tenía unas 20.000 personas y a partir del año 2011 comenzó a darse una crisis financiera muy grande.

Mi intención desde hacía un tiempo era dejar la empresa por un tema de condiciones de trabajo: requería viajar constantemente y yo había tenido a mi primera hija en ese momento. Estaba fuera del país al menos 3 días de cada semana. Mi trabajo requería visitar a los equipos en las distintas sucursales, así que tenía que viajar frecuentemente a Brasil, Argentina, Colombia, Venezuela, Paraguay, Chile y Perú. Lo cierto es que mis objetivos ya habían sido atendidos. Habíamos logrado formar y organizar a los equipos de trabajo, así como poner en orden a las sucursales en materia administrativa, lo cual ayudaba a todo el escenario para el cambio.

Cuando surgió la posibilidad del instituto se especificaba que se necesitaba a alguien que reorganizara un área. Había un contexto complicado, con cierta división entre el área científica y de apoyo. Al mismo tiempo se estaba implementando un software, con información para generar y actualizar. Me pareció que podía ser desafiante eso de poner en orden la casa. Me gustaba el hecho de que fuera una institución científica y era desconocido para mí trabajar en un ámbito mixto, semi-público. Era algo nuevo que aprender.

Y 11 años después, ¿cuál es la foto actual del instituto?

Siento que hay una única cultura en la cual convergen dos áreas que tienen objetivos distintos. Tener la camiseta puesta es fundamental para un buen desempeño del área científica.

Estoy convencida de que, debido al ordenamiento que se hizo hace diez años, se ha podido evolucionar positivamente hacia un mayor número de investigadores e investigadoras en el instituto. La implementación de nuevas políticas, de procedimientos y de un software ha permitido generar información para la toma de decisiones en tiempo real. Es imposible manejar una institución que no tenga información de cualquier índole al día.

Para contratar a una persona, por ejemplo, es necesario saber cuánto dinero tengo en un proyecto, en una unidad… Antes, cada laboratorio llevaba sus presupuestos en una planilla Excel o en cuadernos. Cada uno tomaba sus propias decisiones, pero nadie sabía si ese dinero efectivamente estaba en el banco, porque no había registro. Ese fue el escenario con el que me encontré.

Hubo que hacer algunos cambios a nivel interno para que todos pudiéramos atravesar el proceso de forma ordenada, pero hoy la sensación que tengo es de agradecimiento. Por supuesto que hay cosas que se deben ver burocráticas, pero lo que intentamos hacer es construir herramientas que sean eficientes para atender las normas que nos aplican y que son generadas de forma externa a nosotros.

El área administrativa siempre está abierta a recibir consultas y, ante un problema, a buscarle la solución, siempre dentro del marco legal. Es parte de nuestra idiosincrasia. Tenemos claro que el área de apoyo es un área de servicio y que existe debido a que existe el sector científico en primer lugar, pero que es muy necesaria e importante también.

¿Cuáles son los principales desafíos de gestionar, a nivel administrativo y financiero, un instituto con un tipo de financiamiento “no convencional”?

El IP Montevideo es una fundación que está concebida por ley y regulada bajo el derecho privado. Los desafíos son enormes, porque el marco regulatorio privado es bastante particular y a veces no se adapta a los vaivenes de la actividad científica.

Si vamos a mirar la normativa laboral, por ejemplo, en el derecho privado se establecen ciertas normas que tienen que ver con la permanencia de las personas en una institución. En cualquier compañía es frecuente establecer un período de prueba de 90 días en los contratos laborales, de modo de evaluar si la persona contratada se adapta al cargo y viceversa. Si te vas a la academia, ¿quién puede decir, en tres meses, si tiene a la persona indicada, si se adaptó, si pudo verificarse su capacidad, habilidades, etc.?

O en otro orden, yendo al régimen de control de horario, el derecho privado da determinadas pautas para regular el control y cómputo de horas, pero aquí en la rutina y en la práctica es difícil de adaptar este régimen, las personas trabajan en sus casas, desarrollan su trabajo a veces por fuera de sus jornadas, etc.

En cuanto al financiamiento del instituto ha sido un tema permanente en todos los años desde que entré, en el sentido de la dificultad para generar fuentes de financiamiento adicionales al subsidio, y así impulsar el crecimiento sin la dependencia exclusiva de este.

Para proyectar un crecimiento a futuro, sin duda es necesario generar recursos propios, pero también se necesita el reconocimiento de los Gobiernos, de mantener un subsidio indexado (por inflación). Para lograrlo, el Instituto ha tenido que estar mostrando permanentemente lo que hace, cómo lo hace, rindiendo cuentas. El mayor de los desafíos en este sentido es la generación de recursos económicos a partir del conocimiento.

En esta línea, proyectamos enormes desafíos vinculados a la innovación y el emprendedurismo, temas de resorte del director ejecutivo (Carlos Batthyány) y que acompaño de cerca. Todas las ideas deben ser siempre acompañadas con una gestión y administración acordes.

¿Qué proyectos te gustaría implementar a futuro, en el área administrativa, para seguir apuntando al crecimiento del instituto?

A nivel del equipo y de la implementación de procesos, siento hemos alcanzado los objetivos. En mi opinión tenemos implementado una metodología de trabajo ordenada, con un software que permite la información en tiempo real, un equipo robusto, fortalecido y además con la confianza de los distintos directores que han estado al frente de la dirección ejecutiva, que han permitido el desarrollo de las personas basado en la confianza recíproca también. Así que mi sentimiento es de agradecimiento también para ellos.

Hemos trabajado durante muchos años, con el anterior director (Luis Barbeito) y el actual (Carlos Batthyány), en buscar esas alternativas de financiamiento, y entre ellas, el proyecto más reciente es LAB+.

Mi nuevo desafío ahora sería lograr su implementación, luego de un gran esfuerzo puesto en el diseño y proceso de autorización. Hoy con esa etapa finalizada estamos dando inicio al proceso de estructuración jurídica y administrativa del proyecto.